Administratie opzetten

Stappenplan -> EN VERDER

Eenmaal ingeschreven bij de Kamer van Koophandel kun je beginnen met je bedrijfsactiviteiten. We gaan er daarbij vanuit dat je ook al je bedrijfsrekening bij een bank geopend hebt. Essentieel is dat je begint met het opzetten van een gedegen administratie. Je administratie is het kloppend hart van je bedrijf. Je administratie behelst alle financiele middelen die in en uit jouw bedrijf stromen. Met behulp van je administratie doe je daarbij je belastingaangiftes (1 tot 4 keer per jaar). Met een juist bijgehouden administratie kun je er ook voor kiezen om je belastingaangiftes door een administrateur te laten doen. Grotere administratieve klussen zoals jaarrekening, omzet- en inkomstenbelasting, salarisadministratie worden dan ook vaak uitbesteed aan accountants, boekhouders of loonadministratiekantoren. De Belastingdienst verplicht je om je administratie gedurende 7 jaar te bewaren.

Alle gegevens over je onderneming die je vastlegt, op papier of in elektronische vorm, behoren tot jouw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Kasadministratie en kassabonnen.
  • Financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboek (voorraadadministratie de in- en verkoopadministratie).
  • Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen (debiteuren- en crediteurenadministratie).
  • Bank- en giroafschriften, ook van uw privé uitgaven.
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken.
  • Correspondentie.
  • Software en databestanden.
  • Loonadministratie


Ben je niet thuis in de administratie, en veel kleine ondernemers zijn dat niet, schakle dan een administratiekantoor of deskundige in die je op weg kan helpen. Besteed hier tijd aan en wees niet zuinig met de kosten hiervoor. Een goede administratie verdient zichzelf altijd terug.

Debiteuren Crediteuren

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten van jouw onderneming die erop gericht zijn om debiteuren (klanten) hun openstaande facturen aan jou (de crediteur) te laten betalen. Het is belangrijk om hier goed over na te denken, omdat het een cruciaal onderdeel is van de bedrijfsvoering. Een goed debiteurenbeheer kan voorkomen dat klanten niet, of niet op tijd betalen. Denk dus ook na over wat er gebeurd als je klanten niet betalen. Wanneer stuur je een herinnering en wanneer schakel je een incassobureau in.

Cashflow

Onder cashflowbeheer vallen alle activiteiten die te maken hebben met het optimaliseren van geldstromen van en naar de onderneming, m.a.w. er moet altijd voldoende geld op je rekening staan om rekeningen te kunnen betalen of onverwachte of geplande uitgaven te kunnen doen.

Bewaar de administratie digitaal

Steeds meer werkzaamheden kun je digitaal uitvoeren. Denk aan het verwerken van facturen en het bijwerken van de zakelijke agenda, maar dit is niet voor iedere ondernemer even relevant. Dat beseft de Belastingdienst ook. Ondernemers kunnen daarom in bepaalde gevallen afspraken maken met de fiscus over de vorm waarin jouw gegevens zullen worden bewaard, waarbij jij kunt aangeven dit op papier of geheel elektronisch te willen doen. Weet wel dat de fiscus dit alleen zal toestaan wanneer het gaat om een zeer kleinschalige administratie.

De openingsbalans

Je begint het opzetten van je administratie met de balans. De balans is het overzicht van de bezittingen en schulden waarmee je bedrijf begint. De balans is altijd in evenwicht. Aan beide zijden staat hetzelfde totaal. Aan de linkerkant staan de bezittingen van het bedrijf. We noemen dit de debetkant van de balans. Aan de rechterkant staat het vermogen van het bedrijf. De rechterkant noemen we de creditzijde van de balans.

Voorbeelden en meer informatie:
Infonu.nl/balans
Rabobank.nl/ikgastarten/balans

De Winst- en verliesrekening

Dit wordt ook wel de expliotatierekening of resultaatrekening genoemd. Hier geef je en overzicht van de opbrengsten en de kosten. Dit alles tegen elkaar weggestreept levert een verlies of een winst op voor het bedrijf. Op de winst-verlies rekening is te zien of het eigen vermogen van de onderneming is toe- of afgenomen. Samen met de balans heb je nu een totaalbeeld van de financiele situatie van je bedrijf.

Voorbeelden en meer informatie:
MKBservicedesk.nl/winst-verlies_rekening
Infonu.nl/winst-verlies_rekening

Voor het bijhouden van je administratie bestaat vele handige software zoals:

Snelstart
Afas
Davilex
E-boekhouden
Yuki


Over Startersinformatie.nl
Startersinformatie.nl is het informatieve kanaal van de website StartendeOndernemers.nl. Hier vind je alle informatieve artikelen die je helpen bij het starten en runnen van je eigen bedrijf. Wil je ook lid worden en zelf starten met posten? Registreer je dan hier.

e-boekhouden